Newsletter vom 24.1.2021
Ausgabe 4: Kalender-Aktionen in Siri-Kurzbefehlen, Verwendung von Kurzbefehlen im Unternehmen
Kurzbefehle im Unternehmen
Wir schreiben das Jahr 2021 und immer noch stehen IT-Verantwortliche in Unternehmen mit der Verwendung von „persönlicher Technologie“ auf Kriegsfuß. Das sogenannte „Bring your own device“ mit dem die Nutzung privater Smartphones, Tablets oder gar Computer für geschäftliche Anwendungen im Büro beschrieben wird, bringt für die Unternehmen auch zusätzliche und mitunter ungewohnte Herausforderungen im Hinblick auf
Sicherheit: wie können die „fremden“ Geräte gesichert werden?
Datenschutz: wie können die Vorschriften aus der DSGVO eingehalten werden, wenn Mitarbeiter Unternehmensdaten auf ihren privaten Geräten wenn auch nur temporär speichern?
Lizenzfragen: nutzt der Anwender Programme für geschäftliche Aufgaben, für die das Unternehmen aber keine Lizenz hat, wie zum Beispiel ein privat kostenlos nutzbarer Passwortmanager, in dem dann aber auch Unternehmenspasswörter gespeichert werden?
Garantie und Nutzung der Geräte: wenn das private Endgerät des Mitarbeiters bei geschäftlicher Nutzung kaputt geht oder abhanden kommt, wie ist mit Ersatz etc. umzugehen?
Viele Fragen, deren Beantwortung viele Unternehmen dahingehend lösen, indem sie einfach die Verwendung privater Geräte untersagen. Und dazu kommt, dass die IT-Beschaffung in Unternehmen nicht die Produktivität des Einzelnen im Blick hat sondern eben „alle“ Mitarbeiter. Und dazu kommt das Phänomen, dass die Unternehmen eher nicht auf das Apple-Ökosystem setzen sondern lieber auf Windows und Android. Viele Gute Gründe also, warum sich Siri Kurzbefehle im Unternehmen sehr schwer durchsetzen.
Dazu gibt es Nachteile von Siri Kurzbefehlen, die einen zuverlässigen und support-freundlichen Betrieb erschweren:
viele Aktionen laufen unzuverlässig, vor allem bei komplexeren Kurzbefehlen. Häufig stürzt mein iPhone beim Aufruf mancher Shortcuts sogar ganz ab und muss neu gestartet werden.
die Mitarbeiter sollten eine gewisse Affinität zu Kurzbefehlen mitbringen, für Technologie-verdrossene Zeitgenossen sind Kurzbefehle nichts
ein Kurzbefehl läßt sich nicht „sichern“. Anders als andere Software, die auf einem Gerät installiert wird, läßt sich hier nicht verhindern, dass der Mitarbeiter den Kurzbefehl verändert und damit möglicherweise unbrauchbar wenn nichts sogar schädlich macht.
Dennoch gäbe es, unter Berücksichtigung der gesetzlichen und IT-Sicherheits-Vorgaben, vielfältige Möglichkeiten, den Mitarbeitern den Zugang zu Siri Kurzbefehlen zu erleichtern bzw. Kurzbefehle zur Verfügung zu stellen, die den Anwendern das Arbeiten leichter und produktiver machen, hier ein paar Beispiele:
Kalendermanagement: Kurzbefehle, die Kalendereinträge anzeigen, zum Beispiel „Hey Siri, wo ist mein nächster Termin?“ oder andere Teilnehmer einfach über eine mögliche Verspätung informieren
Statt Visitenkarten: einfach die eigene Kontaktkarte an einen neuen Kontakt senden
Email-Aktionen
Meeting-Protokolle vorbefüllen, zum Beispiel mit den Teilnehmern eines Termines, im Kalendereintrag hinterlegter Tagesordnung und das Protokoll dann automatisch an den Teilnehmerkreis versenden
Vermutlich bleibt es noch eine ganze Weile so, dass Siri Kurzbefehle eher von Einzel-Unternehmern genutzt werden, die freie Verfügbarkeit über Ihre Arbeitsabläufe und IT-Verwendung haben. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass die persönliche Verwendung von Siri Kurzbefehlen in einem Unternehmenskontext ein schmaler Grad zwischen Funktionsfähigkeit (und damit Produktivitätsvorteil) und Compliance mit IT-Vorschriften ist.
Lernen: Kalenderaktion „Kalenderdetails abrufen“.
Nachdem wir letzte Woche die erste Kalender-Aktion kennengelernt haben, kommt diese Woche die Aktion „Details von Kalenderereignissen abrufen“. Die Aktion ruft eine bestimmte Information von den Kalenderereignissen ab, die der Aktion übergeben werden. Diese Informationen können abgefragt werden:
Start- und Enddatum
Ist der Eintrag ganztägig?
In welchem Kalender steht der Eintrag?
Ist ein Ort angegeben?
Ist die Weckerfunktion aktiviert?
Wie lange dauert der Termin?
Wer ist Organisator und wer die Teilnehmer?
Gibt es eine URL für den Termin?
Was ist der Titel bzw. Name des Eintrags?
Notizen und Anhänge lassen sich abrufen inkl. der Dateigröße des Anhanges und Dateiendungen
das Erstellungsdatum des Termins
die letzte Änderung und schließlich
Hier habe ich nun auch einen Beispiel-Shortcut: er sucht nach dem nächsten Kalendereintrag, ruft die URL ab und öffnet diese dann im Browser. Zum Einsatz kommen also die Aktionen „Antehende Ereignisse abrufen“, Details vom Ereignis abfragen“ sowie die Safari-Aktion „URL öffnen“ (Safari). Dort kann die URL dann direkt über Kopieren & Einfügen eingesetzt und aufgerufen werden.
Die Safari-Aktion besprechen wir zu einem späteren Zeitpunkt genauer, für heute soll sie einfach nur den Link aus dem Kalendereintrag, sofern es darin eine URL gibt, aufrufen.
Die hier besprochenen Aktionen sind wieder in dieser laufend aktualisierten Airtable-Tabelle aufgelistet:
Diese Woche auf tex.fm
In der vergangenen Woche gab es diese Blogbeiträge auf tex.fm
Smart Home / Gadgets:
HomeWidget für HomeKit: bis zu 18 Szenen vom iOS Startbildschirm aktivieren
Produktivität:
Gewußt wie: Externe und Emoji-Tastatur am iPad gleichzeitig verwenden
Fun: Slow TV
Vielen Dank fürs Lesen und Weiterempfehlen - bis nächste Woche.