Newsletter Nr. 18 vom 2.5.2021
Produktiv mit Email arbeiten, Erinnerungen bearbeiten und der Wochenrückblick
Herzlich willkommen zur neuen Ausgabe meines kleinen Automatisierungs-Newsletters. Heute gibt es folgende Themen: produktiver mit Email arbeiten, ein weiterer Kurzbefehl für Erinnerungen und die Übersicht der letzten Posts auf tex.fm. Los gehts:
Produktiver mit Email arbeiten:
Hier in aller Kürze ein paar Tipps, die sich für mich bewährt haben und die das Arbeiten mit Email deutlich produktiver für mich gemacht haben:
Emails nur noch zu festen Zeiten bearbeiten,
zum Beispiel Morgens eine Stunde und abends eine Stunde.
Diese Zeiten fest in den Kalender eintragen
Zu anderen Zeiten das Mailprogramm ausmachen.
Ggf. einen „Abwesenheitsassistenten“ in den Zwischenzeiten arbeiten lassen, viele Emailer erwarten eine zügige Bearbeitung ihrer Anfrage, vor allem Vorgesetzte…
NIEMALS Emails automatisch pushen lassen.
Alle Emails, die sich innerhalb von 15 Sekunden beantworten bzw. bearbeiten lassen gleich beantworten und bearbeiten
alle anderen sortieren und später bearbeiten
Ggf. im Kalender die Bearbeitung einplanen
Email ist ein Informationsmedium in erster Linie, weniger ein Kommunikationsmedium, schon gar nicht für die Kommunikation mit Gruppen geeignet
Immer an den gesamten Verteiler antworten, nicht nur an den Sender
Mit Kollegen eine „Mail-Etikette“ vereinbaren
Mails mit Fragen oder Aufgaben für andere immer in bcc an sich selbst schicken. Diese Emails von sich selbst dann automatisch in einen dafür vorgesehenen „Nachverfolgungsordner“ einsortieren.
Mit verschiedenen Emailprogrammen testen, welches sich am besten eignet. Oft gibt es Features in anderen Programmen als den „Standards“, die besser in die persönlichen Workflows passen.
Wie bei vielen technischen Neuerungen neigen wir dazu, Emails wie Briefe zu behandeln. Allerdings ist einer der wesentlichen Unterschiede, dass Briefe viel mehr Zeit brauchen um kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht zu werden. Ein Zeitraum, der es nochmal ermöglicht zu überlegen, ob der Brief wirklich so weggeschickt werden soll wie er geschrieben wurde. Emails sind mit einem Knopfdruck einfach weg. Deswegen dieser Tip zur Versandverzögerung bei Emails: in Outlook und anderen Emailprogrammen (leider nicht Safari) gibt es die praktische Option, den Versand von Nachrichten generell zu verzögern, zum Beispiel um 3 Minuten. Das reicht zumindest mir meistens, um noch Änderungen nachzutragen oder eine Email doch nicht zu schicken und lieber anzurufen oder nochmal eine Nacht über einen Sachverhalt zu schlafen.
Zuletzt hier noch ein Link, hinter dem sich einige Tipps zum besseren Verfassen von Emails verbergen (auf Englisch): https://iridakos.com/programming/2019/06/26/composing-better-emails
Mit allem bin ich nicht einverstanden, zum Beispiel finde ich HTML-Mails, also solche, die formatiert sind, aus Sicherheits- und technischen Gründen übergriffig, einige Tipps finde ich aber ganz hilfreich, zum Beispiel diese:
Schnell zum Punkt kommen
Missverständnisse vermeiden
Spezifische Daten verwenden statt „Morgen“ oder „Gestern“
Bei Emails an mehrere Empfänger über „@Adressat1…“ diejenigen direkt ansprechen, von denen man etwas möchte (Wir erinnern uns: Emails sollten nur an diejenigen geschickt werden, die sie wirklich brauchen, nicht einfach an den ganzen NATO-Verteiler).
Siri Kurzbefehle lernen:
Die Erinnerungen App bietet auch die Aktion „Erinnerungen bearbeiten“ für Siri Kurzbefehle: Mithilfe der Aktion kann ein bestimmtes Feld der Erinnerung festgelegt werden, die der Aktion übergeben werden.
Detail: Die Eigenschaft der Erinnerung, die bearbeitet werden soll, das können sein: Titel, Notizen, Abgabetermin, Priorität, Ist erledigt, Ist markiert, Liste, URL, Bilder, Unteraufgaben, Übergeordnete Erinnerung, „Beim Senden von Nachrichten an eine Person“ (=an wen soll die Erinnerung geschickt werden?)
Bearbeiten: Der Vorgang, der mit der ausgewählten Eigenschaft der Erinnerung durchgeführt werden soll.
Sowohl Eingabe als auch Ausgabe sind eine Erinnerung.
Der Beispielshortcut holt ein Ereignis von der „Erinnerungen“-Liste, verschiebt ihn auf die Newsletter-Liste und benennt diese Aktion um:
Nützlich ist diese Aktion vor allem, wenn beispielsweise Erinnerungen an jemanden versendet werden sollen: ich habe einen Termin mit einem Kollegen und schicke ihm vorher alle Themen, die ich gerne mit ihm besprechen möchte, zum Beispiel. Der Shortcut würde dann so aussehen:
alle anstehenden Ereignisse einer bestimmten Liste („Kollege Max Müller“ zum Beispiel)
Aktion „Erinnerungen bearbeiten“ verwenden und „Beim Senden von Nachrichten an eine Person“ auswählen
„Jedes Mal Fragen“ in der Aktion auswählen und dann beim Ausführen den entsprechenden Kontakt auswählen.
Viel Spaß beim Selberbauen dieses Kurzbefehls.
Alle schon besprochenen Aktionen für Siri Kurzbefehle sind in dieser Airtable zu finden.
Die Beiträge auf tex.fm in dieser Woche:
Sonntag: Switchbot für das Smarte Zuhause (Link)
Montag: Email-Bomben sind wieder im kommen (Link)
Dienstag: Achtung bei sogenannten Online-„Shops“ (Link)
Mittwoch: 5 Tipps für bessere entfernte Zusammenarbeit (Link)
Donnerstag: Mehrere Apps vom Startbildschirm hinzufügen oder entfernen (Link)
Freitag: 23 Dinge, die sich mit AirTags tracken lassen (Link)
Samstag: Gewußt wie - Der Mond in iMessages oder was dort alles mit dem Info-Menü möglich ist (Link)
Das war es für heute, ich freue mich auf ein Wiedersehen nächste Woche und einstweilen viele Weiterempfehlungen. Der Newsletter ist kostenlos und kann hier abgeholt werden: